Choisir un DPO externe pour assurer la mise en conformité

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Parmi les obligations du Règlement Général sur la Protection des Données se trouve le Data Protection Officer ou DPO, qui est chargé d’assurer la mise en conformité avec le règlement européen. Son statut, son rôle et les missions qui lui sont confiées prouvent son importance durant ce processus. Dans certains contextes, sa nomination relève d’une obligation. Toutefois, même si ce n’est pas le cas, il reste fortement conseillé de le désigner et de l’externaliser chez un expert.

DPO obligatoire : sa nomination est toujours une bonne chose

C’est bien connu. Même quand la désignation d’un dpo rgpd n’est pas obligatoire, le RGPD donne la possibilité aux organismes publics et privés de le faire. Ces derniers doivent saisir cette opportunité car elle présente un important avantage concurrentiel.

Assure la conformité

Avoir un délégué à la protection des données personnelles, c’est bénéficier d’un gage de conformité avec les nouvelles obligations en termes de sécurité des données :

  • Le DPO est un spécialiste en sécurité informatique et en protection des données personnelles. Il dispose des compétences nécessaires pour transcrire les procédés sur un registre des traitements de données et pour piloter l’entité dans le procédé de mise en conformité.
  • Il est un vrai chef de projet. Il a une vision transverse et pourra facilement mettre en place ses actions avec les nombreuses parties prenantes, dans le cadre d’une concertation constructive.
  • Grâce à son expertise, il pourra réduire les risques liés aux traitements qui pèsent sur l’entreprise et sur les personnes concernées.

Garantit la confiance

La désignation d’un DPO constitue un gage de confiance auprès des partenaires et clients. Ils auront l’assurance que leurs données seront protégées en tout temps. Aussi, pensez à publier les coordonnées du Délégué à la Protection des données à caractère personnel sur votre documentation publicitaire et vos sites web car cela rassurera davantage vos interlocuteurs, tout en contribuant à améliorer l’image de l’organisme.

Pour la pérennité de l’entité et le principe d’accountability

En référence au principe d’accountability, les organismes doivent prouver leur conformité auprès de leurs partenaires économiques et de l’autorité de contrôle française ou CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés). En effet, des relations contractuelles ne pourront plus être entretenues entre les organismes si l’un d’entre eux n’est pas conforme au RGPD.

Au risque de mettre votre business en péril, vous devrez démontrer votre plan d’action auprès de vos clients et partenaires pour pouvoir leur vendre des produits et services.

Pour cela, il convient de produire différents documents, notamment des grilles de contrôle, des registres, des guides et des procédures… Tout comme ces éléments, nommer un DPO contribuera à démontrer la conformité de votre organisme.

L’externalisation est profitable

Entre externalisation, mutualisation et désignation en interne, les choix offerts par le RGPD sont nombreux pour les entreprises qui souhaitent engager un DPO. Toutefois, l’externalisation reste pour nous la meilleure solution.

La garantie de compétence et d’autonomie

Selon le RGPD, le DPO doit disposer des connaissances et compétences nécessaires pour aborder ses missions. De ce fait, une formation RGPD est indispensable. Parmi les qualités requises du DPO, on peut citer :

  • L’expertise en sécurité informatique
  • L’expertise juridique
  • La facilitation
  • La conduite de projet
  • La gestion des risques

Or, il est presque impossible de recruter une personne avec toutes ces compétences en interne. Seule l’externalisation fournit un gage d’expertise et de connaissances. D’ailleurs, faire appel à un DPO externe vous évite les conflits d’intérêts, étant donné que la nouvelle Loi Informatique et libertés exige une totale transparence de la part du DPO.

Une assurance de flexibilité et de responsabilisation

La procédure de licenciement d’un DPO peut s’avérer complexe, s’il se trouve être sous CDI (il faut en notifier le CIL avec motif de la destitution, puis attendre environ un mois pour avoir l’avis de la CNIL…).

L’externalisation offre plus de flexibilité sur ce point. En effet, si le DPO ne parvient pas à assurer ses missions, il suffira de dénoncer son contrat et de trouver un autre prestataire plus compétent.

En outre, il faut rappeler que d’après le nouveau règlement européen, seule l’entreprise sera tenue responsable en cas de non-conformité. Il ne sera donc pas possible d’engager la responsabilité du DPO interne.

Toutefois, la responsabilité d’un DPO externe sera plus importante, étant donné qu’il peut engager sa responsabilité contractuelle.

L’assurance de réaliser des économies

Nommer un DPO en interne implique non seulement des frais de formation, mais aussi un salaire à temps plein. En termes de coûts, l’externalisation est donc plus avantageuse pour une entreprise, quelle que soit son envergure.

Quel DPO choisir ?

Les cabinets d’experts qui proposent les services d’un DPO sont désormais nombreux. Optez pour un prestataire fiable et reconnu pour garantir la sécurité des droits des personnes physiques concernées.